Nghề tin học văn phòng là gì? Làm những công việc gì?

Nghề tin học văn học văn phòng là nghề thuộc lĩnh vực máy tính và công nghệ thông tin. Yêu cầu đối với người làm nghề này gồm:

• Thành thạo các kỹ năng sử dụng phần mềm: Word, Excel, PowerPoint.
• Biết cài đặt, vận hành, bảo dưỡng phần mềm máy tính, phần mềm ứng dụng trong các cơ quan.
• Có chứng chỉ tin học văn văn phòng.

Nghề tin học văn phòng là gì?

Theo thông tư 44/2018/TT-BLĐTBXH Bộ Lao động Thương Binh Xã hội bàn hành ngày 28 tháng 12 năm 2018, nghề tin học văn phòng là một nghề thuộc lĩnh vực máy tính và công nghệ thông tin. Nghề này chú trọng đến các kỹ năng sử dụng các công cụ, phần mềm phục vụ cho các công việc văn phòng như: Word, Excel, PowerPoint và xử lý các công việc khác như: cài đặt, vận hành, bảo dưỡng phần mềm máy tính, phần mềm ứng dụng trong các cơ quan, đơn vị hành chính cũng như các công ty nhà máy, xí nghiệp.

Hiện nay chứng chỉ tin học văn phòng là điều kiện bắt buộc đối với sinh viên chuẩn bị ra trường và nhân viên trong các cơ quan, đơn vị nhà nước, doanh nghiệp tư nhân.

Kỹ năng cơ bản của nghề tin học văn phòng

Người thành thạo tin học văn phòng cần phải nắm vằng được những kỹ năng cơ bản sau đây:

• Kỹ năng đánh máy 10 ngón tay để soạn thảo văn bản
• Có khả năng sử dụng thành thạo các phím tắt và các tổ hợp phím trên bàn phím để tăng năng suất làm việc.
• Thành thạo việc sử dụng email để trong công việc.
• Thành thạo làm việc trên Word, gõ đúng văn phạm tiếng Việt, biết điều chỉnh font, cỡ chữ, màu chữ, khoảng cách hàng…
• Thành thạo làm việc trên Excel tạo bảng tính, định dạng dữ liệu, các hàm tính toán…
• Thành thạo làm việc trên Powerpoint chèn hình ảnh, vẽ hình khối, chèn, vẽ sơ đồ, đánh số trang…
• Biết cài đặt sử dụng các phần mềm diệt virus.
• Phân biệt được các loại phần mềm và các thuật ngữ chuyên ngành của phần mềm.
• Biết phân tích xử lý các lỗi cơ bản liên quan đến phần cứng cũng như phần mềm của hệ thống máy tính.
• Biết cách sao lưu và phục hồi được dữ liệu đảm bảo tính sẵn sàng của hệ thống.
• Quản trị được các nội dung cho các trang tin điện tử

Kỹ năng thi chứng chỉ nghề tin học văn phòng

Bài thi chứng chỉ nghề tin học sẽ kiểm tra và đánh giá kỹ năng học viên trên 3 phần mềm: word, excel và powerpoint. Cụ thể như sau:

Phần mềm	Kỹ năng yêu cầu
Word	Gõ văn bản tiếng Việt, thay đổi font chữ, điều chỉnh cỡ chữ và màu chữ.
	Thiết lập định dạng văn bản, đặt lề trang in, chữ to đầu dòng, chia cột, tạo bảng biểu, chèn ảnh, đáng số trang……
	Chèn hình ảnh, tạo và chỉnh sửa sơ đồ…
	Kỹ năng chèn ký tự đặc biệt, tạo liên kết, và thêm ghi chú.
	Thiết lập in ấn bao gồm: Kích thước giấy, lề in, tiêu đề, chân trang, số trang.
	Thực hiện trộn dữ liệu văn bản với Mail merge.
	Cài đặt mật khẩu để bảo vệ file Word.
Excel	Kỹ năng bảng tính, xử lý dữ liệu trong bảng như: Định dạng số, sắp xếp dữ liệu, thêm hoặc xóa cột.
	Cài đặt định dạng tự động văn bản dữ liệu theo yêu cầu như theo tỉnh, ngày tháng năm sinh, ngày tháng năm…
	Sử dụng thành thạo các hàm số thông dụng như: Các hàm logic: AND; IF; OR; NOT… Các hàm thống kê: COUNT; COUNTA; COUNTIF; SUBTOTAL; MAX; MIN; AVERAGE; AVERAGEIF; RANK; RANK.EQ… Các hàm về thời gian: DAY; DAYS; DATE; MONTH; YEAR; TIME; HOUR; MINUTE; SECOND; TODAY; WEEKDAY…. Các hàm toán học: ROUND; ROUNDUP; ROUNDDOWN; SUM; SUMIF… Các hàm tìm kiếm: HLOOKUP; VLOOKUP…
	Lọc dữ liệu trong bảng tính theo yêu cầu .
	Tạo biểu đồ và đồ thị.
	Tạo liên kết (Hyperlink) trong bảng tính.
	Thiết lập in ấn và bảo mật file: Cấu hình trang in, Đặt mật khẩu cho file.
Powerpoint	Trình bày slide, chèn phim/ảnh, tạo liên kết, tạo hiệu ứng cho đối tượng, định dạng văn bản….
	Tạo liên kết cho văn bản (Hyperlink).
	Sử dụng các hiệu ứng trình chiếu và các mẫu thiết kế: Chuyển đổi, Thiết kế mẫu.
	Tạo hiệu ứng chuyển động.
	Sử dụng Slide Master.
	Bảo mật file.
	Trình chiếu và xuất file sang định dạng PDF.

Nghề tin học văn phòng ra trường làm công việc gì? Vị trí nào?

Nghề tin học văn phòng ra trường sẽ làm các công việc sau:

• Cài đặt, vận hành, bảo trì và sử dụng các phần mềm máy tính để thực hiện các công việc trong văn phòng.
• Thiết kế các sản phẩm, ấn phẩm phục vụ cho công việc quản lý, báo cáo kết quả, quảng cáo doanh nghiệp…
• Tham gia vào công tác quản trị, vận hành hệ thống mạng đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định, tránh các sự cố có thể xảy ra.
• Thức hiện công tác bảo trì hệ thống máy tính trong toàn công ty.
• Tạo lập và lưu trữ dữ liệu các thông tin của cơ quan, doanh nghiệp thông qua các ứng dụng công nghệ thông tin
• Quản trị nội dung trang tin điện tử của cơ quan, doanh nghiệp.

Những người thường xuyên làm việc với máy tính sẽ phải đáp ứng yêu cầu thành thạo nghề tin học văn phòng. Một số vị trí yêu cầu thành thạo tin học văn phòng như:

• Kế toán.
• Giáo viên.
• Hành chính nhân sự.
• Quản trị văn phòng.
• Nhân viên kỹ thuật máy tính.

Xem thêm:

Mất chứng chỉ tin học có được cấp lại không?

Các loại chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến hiện nay

Hiện nay có 3 loại chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến cụ thể như sau.

• Chứng chỉ tin học thông tư 03.

Đây là chứng chỉ tin học văn phòng ra đời theo thông tư 03/3014/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và truyền thông.Chứng chỉ này có 2 phiên bản là cơ bản và nâng cao, để thi đỗ chứng chỉ các phải nắm rõ các nền tảng công nghệ thông tin cơ bản như: Microsoft Word, Excel, Powerpoint và biết cách xử lý các lỗi máy tính cơ bản.

• Chứng chỉ tin học văn phòng MOS.

Chứng chỉ này được tổ chức bởi tập đoàn khảo thí Tin học Certiport và Microsoft là đơn vị cấp chứng chỉ. Chương trình này cũng đào tạo học viên những kỹ năng về Word, Excel , PowerPoint, Outlook, Access và một số phần mềm khác trong môi trường làm việc văn phòng.

• Chứng chỉ tin học văn phòng IC3.

Đây là chứng chỉ công nhận các kỹ năng sử dụng máy tính và internet trong các lĩnh vực học tập và nghề nghiệp. Chứng chỉ này cũng được tổ chức Khảo thí Tin học Certiport tổ chức thi và cấp chứng chỉ.

Xem thêm:

Các chuyên ngành công chức, viên chức bỏ chứng chỉ tin học ngoại ngữ.

Thi chứng chỉ nghề tin học văn phòng ở đâu?

Hiện tại có 176 trường và cơ sở được Bộ giáo dục và đào tạo cấp phép đủ điều kiện tổ chức thi chứng chỉ tin học theo chuẩn thông tư 03/2014. Có thể kể tên một số đơn vị như:

• Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
• Trường Đại Học CNTT Và Truyền Thông – ĐH Thái Nguyên
• Đại học Bách Khoa TPHCM – ĐHQG TP. HCM
• Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
• Trường Đại học Bách Khoa – ĐH Đà Nẵng

Thông tin chi tiết hãy xem tại bài viết: Các trường được cấp chứng chỉ tin học.

Trên đây là toàn bộ nội dung về nghề tin học văn phòng là gì? Làm công việc gì và các loại chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ những kiến thức cần thiết.

Xem thêm:

Tin học văn phòng tiếng Anh là gì?

Chứng chỉ tin học thi công chức cần loại nào?